Rechtliche Grundlagen

Rechtliche Grundlagen zur Archivierung

E-Mails und die darin enthaltenen Informationen und Dokumente sind sehr wichtig für jedes Unternehmen geworden, da sich in den Mailservern und E-Mail Konten ein erheblicher Wissensund Datenpool gebildet hat.
Aufgrund der derzeitigen Rechtsprechung ist jeder Unternehmer, egal welche Gesellschaftsform er präferiert, für die Sicherheit seiner Daten persönlich verantwortlich. (§ 11 Bundesdatenschutzgesetz)
Dazu gehört ebenfalls nach § 9 des BDSG, dass Maßnahmen zum Schutz der Daten auch gegen fahrlässige oder vorsätzliche Zerstörung oder Verlust dazu gehören.
Eine permanente Verifizierung des Status Quo der archivierten E-Mails sorgt für eine Beweissicherung und garantiert, vor allem im Zweifel vor Gericht, dass eine Manipulation oder auch Löschung von archivierten Daten, in welchem Ausmaß auch immer, nicht stattgefunden hat.
Sollte es zum Schadenfall kommen, gelten Versäumnisse des Unternehmens als Mitverschulden im Sinne von § 254 BGB.
Das BDSG sieht hier Bußgelder von 50.000,- bis 300.000,- Euro bei fahrlässigem oder vorsätzlichem Verlust der Daten, auch E-Mails und Dokumente vor.
Auch eine Manipulation der archivierten Daten muss dabei ausgeschlossen sein.
Weiterhin geht die Revisionssicherheit auch vor dem Finanzamt in diesen Fällen verloren und kann im schlimmsten Fall die Existenz des Unternehmens bedrohen und für den Unternehmer mit strafrechtlichen Konsequenzen einhergehen.
Nach den gesetzlichen Anforderungen sind Sie zwingend verpflichtet, den Einsatz einer revisionssicheren E-Mail Archivierung in Ihrem Unternehmen einzusetzen.
Viele Archivierungsprodukte auf dem Markt erfüllen diese Richtlinien (TR 03125) des Bundesamtes für Sicherheit nicht.
Wir können Ihnen in diesen Fällen weiterhelfen und eine für Sie passende Lösung generieren.

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